Přírodověda a Google Apps

Jak jste jistě zaznamenali, fakulta 17. 2. přešla na Google Apps for Educaton. V praxi to, stručně řečeno, znamená, že používáme GMail, GDocs a další služby Google, vše s doménou natur.cuni.cz. Takže sice naše maily budou technicky v GMailu, ale na adrese jmeno.prijmeni@natur.cuni.cz se nic nemění. Pro takové hodně základní a lehké informace viz propagační web nebo techničtější informace a návody. Tam lze k celému procesu i položit otázky (tam se musíte registrovat) nebo nahlásit chyby (přihlašujete se stejně jako do fakultního webu nebo SISu).

Jsme v obláčku

Google Apps je tzv. cloudové řešení. To znamená, že není instalované na našem serveru, ale na mnoha serverech poskytovatele (Google) rozesetých všemožně po světě. Nelze říci, kde přesně. Není tedy problém zvýšit výkon nebo zvětšit prostor pro data. Na druhou stranu nad tím zákazník nemá kontrolu a je plně v rukou dodavatele. Většina institucí si na mail koupí dost výkonný server (pro instituce naší velikosti by při velké kapacitě schránky byl hodně, hodně drahý) a na ten si nainstaluje software, který pak používá. S tím si podle licence a svých schopností a požadavků může dělat, co potřebuje. Tady ne. Naše šance něco ovlivnit je prakticky nulová. Obě řešení mají svoje pro a proti. S cloudovým řešením je pro nás mnohem méně práce a starostí (dokud nám bude vyhovovat), vlastní řešení je mnohem tvárnější.

Jak se tam dostat

Předně bude naprosto nezbytně nutné, aby všichni měli platné ověřené heslo do CAS! V praxi takové, kterým se v pohodě přihlásí do SISu. S tím mohli mít problém maximálně doktorandi, většina lidí naštěstí ne. :-) Poštu najdete na http://posta.natur.cuni.cz/, kam se přihlásíte oním fakultním loginem a heslem do CAS, tedy stejně jako do SISu. Na mail se můžete dostat i přes jiné služby Google, ale musíte zadat uživatelské jméno ve tvaru login@natur.cuni.cz, nikoliv jen login!

Co všechno to umí

Google Apps není jen e-mail, ale celý balík aplikací. Postupem času budou zpřístupňovány další a další.

E-mail

Má kapacitu 25 GB a zajímavé možnostmi přizpůsobení si jeho chování (viz též nápověda).

Chat a videochat

GMail obsahuje chat známý jako Google Talk, což je vlastně Jabber/XMPP, takže je kompatibilní s mnoha dalšími poskytovateli. Je dostupný v podobě malého vestavěného okénka v GMailu, což může být dosti nepohodlné. Lze použít i speciální programy (třeba Pidgin), kde lze navíc mít víc účtů jako soukromý GTalk, ICQ, Facebook apod.). Na rychlé domlouvání je to velmi užitečná věc, určitě vyzkoušejte. Gooogle Talk sice není lepší než ICQ nebo Skype (je to v principu totéž), ale je součástí mailu, takže jej mají k dispozici všichni pohodlně na jednom místě a pod stejným jménem a heslem.

Kalendáře

Velmi užitečné jistě budou kalendáře, které se dočkají propojení s fakultním webem (částečně tak funguje už nyní, ale má se to zlepšovat). Je možné sdílet je s kolegy a usnadnit si tak plánování.

Webové dokumenty

Jde o jednoduchou webovou obdobu známých kancelářských sad jako MS Office nebo OpenOffice.org. Nemají tolik funkcí jako programy známé z vašich počítačů, ale na základní práci to stačí. Velkou výhodou je, že dokumenty může sdílet více uživatelů a najednou na nich pracovat, přidávat k nim komentáře apod. Navíc dochází k neustálému automatickému ukládání změn, což je také uživatelsky velmi příjemné a zaznamenává se historie změn – můžete se tak vrátit k libovolné starší verzi. Neocenitelný pomocník týmové práce.

Jednoduché weby

Jsou vhodné třeba jako malé informační wiki pro tým lidí pracující na jednom projektu, viz základní informace od Google. Jde o jednoduché “klikátko”, kde si můžete snadno a rychle vytvořit malý web. Na ty velké se to moc nehodí, ale jako jeden z nástrojů komunikace v rámci týmu nebo jako prezentace malých projektů je to dobré.

E-mailové konference

Pro e-mailové konference budou místo doposud používaného Mailmana používány Google Groups. Dosavadní konference zatím nebudou převáděny, ale nové budou zakládány už v Google Groups. Konference v Google Groups jsou přístupny klasicky mailem (pošlete mail na určitou adresu a on se rozešle všem členům konference) nebo v podobě webového fóra.

Možnost přihlašovat se na mnoho webů jediným heslem

Další velice zajímavou a užitečnou vlastností služeb Google je možnost používat OpenID. Je to nástroj, jak se k některým serverům přihlásit pomocí jediného jména a hesla (v tomto případě) do SISu. Např. na tomto webu si normálně vytvoříte účet a pak v nastavení účtu přidáte OpenID identitu podle návodu výše. Příště už se nemusíte přihlašovat unikátním jménem a heslem, ale (v tomto případě) jménem a heslem do SISu. Lze se tak přihlásit např. k webu Erasmus klubu. Spousta webů navíc umožňuje přihlášení pomocí Google účtu. Můžete si tak ušetřit pamatování mnoha hesel.

Jste-li ve službách Google úplnými nováčky, podívejte se na jeden seriál. Majitele zařízení s Androidem jistě potěší i velmi dobrá spolupráce s tímto systémem. Potřebujete-li úvod do tohoto systému, přečtěte si seriál a pár tipů na aplikace.

Lze také (byť ne 100% a s určitými potížemi) přenést vaše data ze soukromých účtů do těch fakultních. Výhodou je větší prostor, lepší zabezpečení a lepší právní ochrana. Je to vhodné hlavně máte-li osobní účet prakticky jen pro práci na fakultě. Starý nepotřebný Google účet pak můžete v klidu zrušit.

Co se stane když opustím školu?

Na tuto otázku není zcela jednoznačná odpověď, neboť Kolegium děkana a Centrum informačních technologií doposud nestanovili jasná pravidla, ale bude to zhruba takto: váš účet bude aktivní ještě nějakou dobu po opuštění školy (cca 3-6 měsíců), abyste si mohli stáhnout všechna data, upozornit vaše kontakty, že máte nový e-mail apod. Když poté někdo pošle mail na vaší (teď již neexistující adresu), buď mu přijde upozornění, že daná adresa už neexistuje (ideálně i s novou adresou) nebo se mail přepošle na vaší novou adresu.

K čemu je to dobré

Nyní máme k dispozici tzv. groupwarové řešení. Na rozdíl od běžné situace, kdy každý má svůj e-mail, svůj (papírový diář) a své dokumenty v počítači, máme nyní velmi robustní webové prostředí pro spolupráci. Můžete snadno sdílet dokumenty, kalendáře nebo weby s poznámkami v pracovní skupině a v mnohém si tak usnadnit práci. Někdo už k tomuto účelu služby Google používá, někdo má jiná řešení řešící stejné úlohy, někdo o tom možná ani neuvažoval. Každopádně to alespoň za tu úvahu stojí.

Děkuji, ale fakultní mail stejně nechci

Pokud ani po přechodu na GMail nechcete používat fakultní mail, musíte v GMailu vykonat minimálně jednu operaci: Přihlásit se do GMailu a až se doklikáte do schránky, v černém pruhu vpravo nahoře klikněte na ozubené kolečko a na Nastavení služby Mail. Potom klikněte nahoře na Přeposílání a protokol POP/IMAP a nastavte přeposílání na adresu, kterou opravdu používáte! Jinak se Vám může stát, že o spoustu informací přijdete.

V SISu byste také měli mít nastavenou e-mailovou adresu, kterou používáte. Na ní vám chodí informace posílané přes studijní oddělení, ale řada fakultních věcí (nejen z fakulty) bude chodit na fakultní maily. Je tak potřeba mít tam alespoň přesměrování.

Obecně, GMail má celou řadu nastavení. Určitě si to projděte a nejspíš najdete nastavení, které Vám bude vyhovovat. Zkuste to :-)

Pro uživatele poštovních programů

Jde o tzv. tlusté klienty jako je Thunderbird nebo Outlook Doporučujeme fakultní návody a návod na Thunderbird. Pokud někdo používá Outlook Expres, doporučujeme mu s tím ihned přestat. Je to zastaralý, nebezpečný a nepodporovaný software. Měla by být k dispozici možnost z něj migrovat do Outlooku (ze sady MS Office) nebo Thunderbirdu. Možná i do Windows Mailu. Google podporuje Thunderbird, Apple Mail a Outlook. Další použitelné jsou Opera Mail (součást prohlížeče Opera), Windows Mail a (hlavně linuxové) Novell Evlution a KMail a asi i další méně známé. Ostatní poštovní programy mohou vykazovat určité problémy. Viz též nápověda Gmailu.

Ještě pár obecnějších poznámek, nikdy NEpoužívejte protokol POP (je to zastaralá noční můra), ale jen IMAP (obvykle dnes výchozí možnost), který synchronizuje data mezi poštovním programem a serverem. Pokud máte u sebe na disku velké množství stažené pošty, která se doposud na server nevešla (v GMailu máme k dispozici 25 GB), po přechodu na GA jí můžete postupně nahrát na server. Akorát to bude dlouho trvat, upload mailů je pomalý bez ohledu na rychlost linky a počítače.

Výhodou těchto programů je, že z jednoho prostředí můžete ovládat všechny vaše e-mailové účty. Navíc mají rozhraní, které mnoha lidem vyhovuje více než to webové a mnohdy spolupracují s dalšími zajímavými aplikacemi. Uživatelé Thunderbirdu vizte seriál o tomto programu a pár rad jak jej nastavit pro spolupráci se službami Google.

Vojtěch Zeisek a Linda Vlčková

Jde o rozšířenou verzi článku pro nově vznikající studentský časopis BERT.

Komentáře

Obrázek uživatele Zuzka

Děkuji mnohkrát za tento článek! Existence fakultního helpdesku mi byla do dnešního dne utajena.

Díky moc!

Rádo se stalo :-) Info o helpdesku bylo v novinkách a mám pocit, že i v nějakém hromadném mailu. Každopádně z pro mě nepochopitelného důvodu jsem na fakultním webu nenašel patřičný stabilní odkaz… :-( Kromě toho v aktualitách… Možná je někde dobře schovaný… :-/

Obrázek uživatele Jan Kriz

Stálý odkaz zatím asi není. Bylo by dobré zároveň aktualizovat příručku prváka, sekci počítače (helpdesk jsem už přidal).

Jan Kříž

Přihlásit se k odběru Comments for "Přírodověda a Google Apps" Přihlásit se k odběru Studentský web - All comments
Toto dílo je licencováno podle licence Creative Commons 3.0 Česká republika: Uveďte autora. Neužívejte dílo komerčně. Nezasahujte do díla.

Creative Commons License      Běží na Drupalu, open-source redakčním systému

Web je provozovaný Studentskou komorou Akademického senátu Přírodovědecké fakulty Univerzity Karlovy v Praze.